電話代行も行っていて電話番号も貸し出してくれる会社を探してます
私が勤めているのは、ビジネスサポートを行っている会社です。企業のさまざまな問題に対して、担当がつき解消できるまで一緒にお手伝いしていくような事業を展開しています。
開業から5年が経ちましたが、たくさんの人にご利用いただくようになり日々忙しく過ごしています。とはいえ、現在の状況では社員一人ひとりにかかる負担が大きくなってしまい、残業が増えてしまっている状態です。
働き方改革以降、一人当たりの残業時間の上限を作らなくてはいけなくなっています。この問題を解消するためにも、仕事のなかでも割合の多い電話業務を少しでも減らせるようにしたいと考えるようになりました。また、できれば電話番号の貸し出しにも対応しているような業者を探しています。
■電話対応が業務を圧迫してしまっている訳
電話対応は私たちビジネスサポートを行っている会社にとって、お客様との繋がりでもあり重要な仕事の一つであると考えています。そのため、電話対応において入社してすぐに1か月程度の研修を行い、十分にスキルを身に着けたと思える社員のみが電話対応ができるようにしています。すでにたくさんの業務を抱えている社員が電話の研修を行うこともあり、仕事の量が大幅に増えてしまいます。もともと担当しているクライアントさんとの対応も忙しい社員にとって、電話対応の研修まで担当するのはやや荷が重い状況です。
また、電話研修後に定期的なテスト期間を設けるなどスキルが常に一定になるような社員教育も行っています。電話に出られればＯＫというわけではないため、余計に圧迫してしまっている状態とも言えます。それだけ仕事に対して真面目に向き合っている社員も多く、少しでも負担を減らせるなら...と電話代行への依頼を考えるようになりました。
■人を増やすのではなく電話代行に依頼したい理由
社員の負担が増えてしまっているのであれば、人員を増やす方法がいいのでは？と思われる方もいるかもしれません。確かに状況によっては、社員を増やすほうが良い場合もありますし、企業によっても対応が変わってくるのだと思います。私たちが、人を増やすのではなく電話代行に依頼したいと考えた理由について、お話していきたいと思います。
・固定で社員を増やすことが難しい
まず、社員を増やすというのは人数だけの問題ではありません。社員を増やす場合、求人を掲載して実際に入社するまでのコストもあれば、入社後の保険や年金などの固定費も一緒にかかってきます。費用をかけることに対してネガティブになっているわけではないのですが、せっかく準備をしてもすぐに辞めてしまう人も少なからずいます。
固定で社員を増やせば、これらの負担が大きくなってしまいます。また、仕事の忙しさも常に一定ではないため、暇な閑散期に何をしてもらえばいいのかわからない問題もあります。繁忙期と閑散期の差が大きい点も、安易に人を増やせない理由と言えます。
・電話の研修にかける時間を減らしたい
今まで社員が電話の研修を行ってきましたが効率的な方法とはいえません。ビジネスサポートを仕事にしている以上、日々顧客のことを考えアドバイスをする、改善するためのポイントをお伝えしています。
社内の教育だけに時間をかけるわけにはいかない現実もあります。そのため、電話の研修にかける時間を減らしたいと考えるようになり、本来の仕事に十分な時間を割けるようにしたいと考えました。できることなら残業の時間を大幅に減らして、余裕を持った仕事ができるようになりたいと思っています。
・電話番号も貸し出ししてもらえて便利
電話代行について調べてみると、電話番号の貸し出しも行っていることがわかりました。今、2回線を使って電話の対応をしているのですが、繁忙期など2台では対応できないことも多くなり、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまっている状態です。
別の顧客から着信が入っているのに対応できないままの状態を続けるわけにもいきません。今までは「仕方ない」と諦めていた部分もあるのですが、この機会にしっかりと見直し、電話の質を高めていけたらと感じました。
電話番号の貸し出しも希望することで、回線数を増やし繁忙期に備えていきたいです。とはいえ、閑散期もあるため契約の範囲や台数を見直すなど柔軟に対応できるようにしていきたいと考えています。
・電話のスキルを学ぶいい機会になると思った
電話代行を利用することによって、電話のスキルを学ぶいい機会にもなると思いました。今まで社内の人のみで対応してきたこともあり、電話スキルが向上できずにいた部分も多くあります。もっとこうしたいという希望がありながらも、電話のスキルを高め営業力や品質向上まで見直しができていない状態でした。
その点、電話代行はプロでもあるため、相談しつつスキルを見直す機会になると感じました。また、意外と知らない他社の電話スキルといいますか、気をつけている点についても知ることでたくさんの学びがあると思います。
▪️電話代行を決める時に重視した点
電話代行をどこにするか迷ったときに、私が決め手となった重視した点についてお話ししたいと思います。電話代行と一口に言っても、たくさんの業者があるため、正直かなり悩みました。公式ホームページだけでは判断できない部分もあり、問い合わせすることは重要です。実際に重視した点について、まとめてみました。
・とにかく質を重視した
電話代行を決める上で、絶対に外せないと思っていたのが、質です。専門業者と言えるほど、難しい対応を求められるわけではないのですが、電話＝会社の顔というイメージがあったので、安心して任せられるような質の高い対応をしてくれる業者を選ぶことにしました。質を重視したおかげもあり、満足できる電話代行業者を選べたと思います。
・柔軟にプランの変更ができる
繁忙期と閑散期があるため、柔軟にプランの変更ができる電話代行を探しました。繁忙期はとにかく電話が鳴り止まなくなる日もあります。また、土日明けの月曜日は電話の数が多くなるなど差が出てきます。契約を調整できる、もしくは対応した件数で金額を変えられるなど柔軟さも重視しました。できるだけ余計なコストをかけずに、電話代行も利用できるようにしたいと思ったので、選ぶときのポイントにしてみた部分です。
・電話以外にも依頼できるオプションが豊富
電話代行以外にも、依頼できるオプションの選択肢が多いかどうかも、重視した点です。例えば、電話番号のレンタルはもちろん、秘書や事務業務まで必要に応じて選べると、他を探す必要性もなくなります。せっかくなら、依頼できる範囲も広く安心して任せられる方がいいなと考えました。電話代行によって、オプションにもかなりの差があり金額も違います。そのため、オプションの豊富さは大きな点だなと感じています。
▪️まとめ
電話代行を利用したことによって、本来の業務に集中できるようになったことも大きいと実感しています。働き方改革なんて実現できないと諦めていた時期もありましたが、今では見直して良かったと心から思えます。
社内の雰囲気も良くなり、電話に対するモチベーションも高まり自ら学ぶ社員も増えました。会社のためにも、電話対応など見直すことの必要性、業者を選ぶ時のポイントなど、私自身も学べることが多くありました。もし、電話代行を使うかどうか迷っている人がいたらおすすめしたいと思っています。
