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株式会社シンフォネットTop>聞きたい事や伝えたいことが多いときは、紙にまとめてみましょう。

聞きたい事や伝えたいことが多いときは、紙にまとめてみましょう。

電話をかける時、電話をかける前は伝えなくてはいけない内容が
しっかりと頭に入っていたはずなのに、電話が終わった後に
「あの事を伝え忘れてしまった」なんて経験はありませんか。
たくさん伝える用件があると1つや2つ忘れてしまうことは、
誰にでもあると思います。

以前私も焦っていたわけでもないのに、
お客様に確認しなくてはいけない内容を聞き忘れていて、
電話を切った後に再度かけなおして聞いた経験があります。
かけ直せるのだから別にいいのではないか?と思う人もいるかもしれませんが、
再度電話をかけるということはお客様の時間を
余計に頂いていることになってなってしまいます。
また、うっかりが多い会社だと「本当に信用して大丈夫かな?」
なんて気持ちにさせてしまうこともあります。

電話で伝えることを忘れてしまう場合、電話をかける前に
要件をまとめておくだけでミスを防げるようになります。
伝えたい内容を事前に箇条書きにした上で書き出しておくと、
それを読むだけで相手に用件を伝えられるようになります。
箇条書きではなくだらだらと文章を書いてしまうと、
電話の途中に読むことに集中してしまい、
お客様のお話を聞き忘れてしまうことがあります。

自分が苦手なことやミスしやすいことは、
そのままにしないで防ぐ方法を考え改善していくことが大切だと感じました。